Privacy policy

Privacy verklaring van Kompanjon vzw 

Kompanjon vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u de maatregelen die wij treffen omtrent de bescherming van de privacy van onze doelgroep: de gezinnen die we ondersteunen en de studenten die huiswerkondersteuning geven.

Kompanjon vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;

• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willenwijzen en deze respecteren.

Als Kompanjon vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Kompanjon vzw – Nieuwebosstraat 3 – 9000 Gent

info@kompanjon.be Tel: 0494 98 62 51

Verzameling van persoonsgegevens

1. Gezinnen die studieondersteuning krijgen via Kompanjon vzw:

Uw persoonsgegevens worden door Kompanjon vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening: studieondersteuning aan huis (uitvoering van de overeenkomst)
• Om een kwalitatieve dienstverlening te kunnen garanderen (gerechtvaardigd belang)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, en verwerken. 

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, nationaliteit, land van herkomst, moedertaal, opleidingsniveau
• Informatie over het onderwijs van kinderen: school en leerjaar, resultaten, eventuele extra hulpverlening
• Of u al dan niet recht heeft op een studietoelage
• Of u al dan niet een lopend dossier hebt bij OCMW Gent
• Uw werksituatie en inkomenssituatie
• Welke hulpverlening u en uw gezin krijgt
• Uw gezinssituatie: alleenstaand, getrouwd, samenwonend, nieuw samengesteld, …

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Bij een eerste gesprek met een coach van Kompanjon vzw geven wij mondeling toelichting omtrent welke gegevens we met welke doeleinden bewaren. Zie inschrijvingsprocedure. 

1. Studenten die stage lopen bij Kompanjon vzw:

Uw persoonsgegevens worden door Kompanjon vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om een stage ten uitvoer te kunnen brengen (uitvoering van de overeenkomst)
• Om het leerproces van de stage te kunnen opvolgen en kwalitatief te laten verlopen (gerechtvaardigd belang)
• Om uitnodigingen en nieuws te kunnen versturen van Kompanjon vzw (toestemming) – wij vragen hiervoor bij uw inschrijving uw expliciete schriftelijke toestemming.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, en verwerken.

• Persoonsgegevens: naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres en verblijfsadres
• Opleidingstype, opleidingsjaar, vervoerswijze, al dan niet in bezit van rijbewijs en eigen wagen
• Extra informatie: talenkennis, werkervaring en interesses.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Cookies

Foto- en beeldmateriaal

Wij vragen van iedereen schriftelijke toestemming d.m.v. het toestemmingsformulier portretrecht, alvorens wij een foto van u gebruiken voor mogelijke doeleinden:

• Werkingsverslagen
• Publiciteitsdoeleinden: folder, website of sociale media

Verstrekking van informatie aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo geven wij informatie door aan een derde partij:

• Gezinnen die ondersteuning krijgen via Kompanjon vzw: 
  • Indien u een lopend dossier hebt bij OCMW Gent, wordt uw maatschappelijk werker ENKEL op de hoogte gebracht van het feit dat u ondersteuning krijgt via Kompanjon VZW
  • De student die instaat voor de studieondersteuning ontvangt uw persoonsgegevens: naam, adres en contactgegevens. Zo ook de informatie met betrekking tot de school van uw kind: leerjaar, school, leervragen.
• Studenten die stage lopen bij Kompanjon vzw:
  • Uw gegevens worden niet met derden gedeeld. 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen: zie discretie- en meldingsplicht studenten.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

Kompanjon vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Na de ondersteuningsperiode worden dossiers gearchiveerd: deze worden achter slot bewaard gedurende 5 jaar. Indien u dit wenst, verwijderen wij op uw vraag vroeger uw dossier, dit is mogelijk van zodra de ondersteuningsperiode is afgesloten. 

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle coaches van Kompanjon vzw zijn gehouden aan het beroepsgeheim.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Fysieke dossiers worden in een gesloten kast bewaard. 
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is: in communicatie met de student heeft elk gezin een nummer, en worden de namen van de gezinsleden niet beschreven. 
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. (U kan ook onze contactgegevens vinden via onze website www.kompanjon.be ). 

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. 

Wij kunnen het bewaren van uw persoonsgegevens pas stopzetten, en dus uw gegevens verwijderen, na de beëindiging van onze dienstverlening, als de overeenkomst beëindigd is.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

Kompanjon vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 25 mei 2018. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.

Inschrijvingsprocedure Kompanjon

Doorverwijzing

U schrijft zich in voor studieondersteuning aan huis:

• Via de website
• Telefonisch
• Via een tussenpersoon zoals de school van uw kind, het CLB, het OCMW, …

U geeft uw contactgegevens door en enkele praktische informatie zoals:

• Thuistaal
• Of u al dan niet een studietoelage krijgt.
• Naam, voornaam, geboortedatum, school en leerjaar van de kinderen waarvoor u studieondersteuning vraagt.
• Krijgt uw kind op andere manieren hulp of ondersteuning (logopedie, revalidatie, …)? 

Indien u in aanmerking komt voor ondersteuning zullen wij u dat meedelen, u op de wachtlijst plaatsen en u contacteren om een eerste huisbezoek in te plannen.

Bezoek aan huis

Indien u in aanmerking komt voor studieondersteuning bij Kompanjon vzw, komt er een coach bij u langs om beter kennis te maken met het hele gezin. We proberen een beeld te krijgen van de zorgvragen van uw kind opdat we gepaste hulp kunnen bieden. Krijgt u van het OCMW of van een andere organisatie hulp? We maken samen praktische afspraken: wanneer past een bezoek het best, zijn er speciale zaken om rekening mee te houden (huisdieren, taalvoorkeuren, …)? 

We nemen hier ook even de tijd om toe te lichten waarom we deze gegevens nodig hebben, en met wie eventueel informatie gedeeld kan worden (zie supra), u kan steeds weigeren dat wij uw informatie delen met derden.
Normaliter wordt uw informatie echter niet met derden gedeeld en enkel gebruikt om u onze dienstverlening te kunnen garanderen.

Discretie- en meldingsplicht studenten

Indien je als student bij ons stage loopt, start deze stage met het verplicht bijwonen van een introductiemoment waarop we alle nodige informatie bezorgen i.v.m. de stage: we lichten onze wijze van werken toe, we maken praktische afspraken en je krijgt ook tips mee voor je eerste bezoek. Nog voor je informatie krijgt over het gezin waar je studie-ondersteuning zal geven, leggen we jullie grondig uit wat het betekent om aan discretie- en meldingsplicht te voldoen. 

Even kort: de student is gebonden aan discretieplicht ten aanzien van derden. Studenten mogen alleen met derden (bijvoorbeeld de leerkracht) over het kind communiceren mits expliciete toestemming van de ouder(s).De student communiceert wel vrij en regelmatig met de coach, die aan het beroepsgeheim gebonden is. Anderzijds is de student verplicht verontrustende situaties (als de fysieke, psychosociale of seksuele integriteit van de gezinsleden niet gegarandeerd is) te signaleren aan de coach.

In onze communicatie over het gezin gaan wij omzichtig te werk: verwijs naar gezinsleden door afkortingen, initialen of duidelijke symbolen te gebruiken. Elk gezin krijgt ook een nummer waardoor we anoniem naar het gezin kunnen verwijzen.